اهمیت فناوری‌های روز جهان و به‌روز نگاه داشتن آن‌ها در یک کسب‌وکار، چیزی نیست که بر هیچ مدیر کسب‌وکار آگاهی پوشیده باشد. بازار امروز محلی برای پافشاری روی روش‌های سنتی و قدیمی نیست. چه هنگامی که شما در حال راه‌اندازی یک کسب‌وکار هستید و چه سال‌هاست که کسب‌وکاری را مدیریت می‌کنید، باید بر اهمیت استفاده از تکنولوژی‌های روز آگاه باشید. این تکنولوژی‌ها در همه بخش‌های سازمان شما اثرگذار هستند. از مدیریت منابع انسانی گرفته تا خط تولید، مارکتینگ، مدیریت ارتباط با مشتری و … ما در این مطلب به معرفی 5 تکنولوژی مهم دنیای امروز می‌پردازیم که داشتن آن‌ها و توسعه مداومشان برای هر کسب‌وکاری ضروری است.
اهمیت استفاده از فناوری در کسب‌وکارها
در هر صنعتی که باشید، تکنولوژی یکی از مهم‌ترین اجزای یک کسب‌وکار موفق است. ابزارهای مهم تکنولوژی همیشه راه‌حل مناسبی برای ساده‌سازی فرایندهای کاری هستند که در مقایسه با روش‌های قدیمی بسیار کارآمدتر، دقیق‌تر و پیشرفته‌ا‌ند. نقش تکنولوژی امروزه در تمامی شرکت‌های موفق به‌وضوح دیده می‌شود. معمولاً کمپانی‌های بزرگ، از تیم‌های فناوری اطلاعات بهره‌مند هستند که کارشان حل کردن و ساده‌سازی مشکلات بخش‌های مختلف سازمان با بهره‌گیری از تکنولوژی‌های روز جهان است.
روش‌های قدیمی به راه‌های جدید نمی‌رسند
متأسفانه نقش استفاده از تکنولوژی در کشورمان بسیار محدود است و فقط در کمپانی‌های بزرگ از آن استفاده می‌شود، این در حالی است که شما از کوچک‌ترین و ساده‌ترین کسب‌وکارها تا پیچیده‌ترین کارخانه‌های تولیدی؛ باید از تکنولوژی‌های ضروری برای بهبود کسب‌وکار خود استفاده کنید.
سیستم مدیریت ارتباط با مشتری CRM
یکی از مهم‌ترین فاکتورهای مهم هر کسب‌وکار داشتن سیستم مدیریت ارتباط با مشتری CRM است. این سیستم کمک می‌کند تا اطلاعات مشتری را جمع‌آوری، سازمان‌دهی و تجزیه‌وتحلیل کنید. نرم‌افزارهای CRM ویژگی‌های مهمی دارند از جمله اینکه تمامی اطلاعات مشتریان، خریدها و جزییات فروش و نوع ارتباط با مشتری در اختیار کل بخش‌های سازمان شما قرار می‌گیرد. شما با استفاده از CRM می‌توانید ارتباط مفیدی با مشتریان جدید و وفادار خود ایجاد کنید. داشتن CRM به‌قدری مهم است که گفته می‌شود از بزرگ‌ترین کسب‌وکارها تا کسانی که فریلنسر هستند و به تنهایی کار می‌کنند، باید از CRM استفاده کنند. مهم‌ترین فواید استفاده از CRM:
- شناخت بهتر مشتریان
- تقسیم بندی بهتر مشتریان
- حفظ بهتر مشتری
- پیش‌بینی نیازها بازار
- ارتباط بهتر و سریع‌تر بین مشتریان
- حفاظت بهتر از حریم خصوصی داده‌ها
- همکاری ساده‌تر بین بخش‌های سازمان
- افزایش بهره‌وری
- کاهش هزینه بازاریابی
- سیستم مدیریت پروژه
در شرکت‌ها و سازمان‌هایی که کارمندان زیادی وجود دارد، ایجاد ارتباط کاری مؤثر و قابل پیگیری بین کارمندان مهم‌ترین کاری است که باید انجام دهید. برای رسیدن به چنین مقصودی نیاز است تا از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید تا در سازمان‌دهی و کارآمد کردن گردش کاری به شما کمک کند. استفاده از سیستم‌های مدیریت پروژه آنلاین مانند Trello، Asana و…. می‌تواند کمک کند تا تیم شما اطلاعات مهم را در فرایند انجام یک پروژه به راحتی بین اعضای تیم به اشتراک بگذارد و وظایف بر اساس وظیفه افراد پیش بروند. اگر یک شرکت بزرگ هستید می‌توانید بر اساس نیازهای خود یک سیستم مدیریت پروژه اختصاصی طراحی کنید. اما بسیاری از شرکت‌های جهان در حال حاضر از محیط کاری گوگل ورک اسپیس استفاده می‌کنند که تمامی ابزارهای لازم برای اشتراک گذاری اطلاعات، مدیریت پروژه و پیگیری کارها را دارد.
ذخیره سازی اطلاعات به صورت آنلاین
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های کسب‌وکار بخصوص در ایران، مربوط به فرایند آرشیوبندی و ذخیره سازی اطلاعات است. داده‌های یک مجموعه دائماً در حال رشد است و تنها نمی‌توان با تکیه بر سرورهای داخلی خود این کار را انجام دهد. یکی از مهم‌ترین نرم‌افزارهایی که یک کسب‌وکار باید برای ذخیره سازی دیتای خود انجام دهد، استفاده از ذخیره‌سازی‌های آنلاین است. بهترین سیستم‌ها برای این کار dropbox و google drive هستند که به شما این امکان را می‌دهند تا داده‌های خود را منحصراً مبتنی بر فضای ابری نگاه دارید. این کار همچنین سبب می‌شود تا دسترسی اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان شما به آسانی و با امنیت بالا صورت بگیرد. حتی اگر می‌خواهید به سرورهای داخلی اعتماد کنید، بازهم گرفتن بک آپ از اطلاعات سرورهای داخلی‌تان در فضاهای ابری بسیار ضروری به نظر می‌رسد.
ابزارهای پیشرفته مدیریت مالی
یکی از مهم‌ترین فاکتورهای موفقیت، شفاف بودن دیتا و آمارهای مربوط به بخش مالی سازمان است. سرمایه‌گذاری روی نرم‌افزارهای پیشرفته مالی و حسابداری این امکان را به شما می‌دهد که به‌طور مداوم بتوانید به صورت شفاف، نظارت کافی روی جریان نقدینگی خود داشته باشید. کلیه هزینه‌ها، مخارج، درآمدها، حقوق و دستمزد کارکنان و …. باید در کنترل شما باشد. نرم‌افزارهای پیشرفته به‌طور اختصاصی می‌توانند بودجه‌بندی پروژه‌های شما را انجام و مدیریت کنند، همچنین بخش‌های مختلف سازمان شما به نرم‌افزار دسترسی خواهند داشت و فرایند هماهنگی و مدیریت مالی در مجموعه به سهولت انجام خواهد شد. در نظر داشته باشید که نرم‌افزارهای مدیریت مالی با نرم‌افزارهای حسابداری متفاوت هستند. کسب‌وکارهای کوچک فقط نیاز است که از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنند اما شرکت و سازمان‌های بزرگ لازم است تا نرم‌افزارهای مدیریت مالی کاملی برای مدیریت کل بخش‌های شرکت خود داشته باشند. از جمله مهم‌ترین مزیت استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مالی به شرح ذیل است:
- مدیریت فاکتورها
- جمع‌آوری صورت‌حساب
- جریان نقدی روزانه، ماهانه، فصلی و سالانه
- ارائه گزینه‌های بودجه‌بندی و پیش‌بینی‌های پیش‌بینی
- مدیریت موجودی
- مدیریت حساب‌های بانکی تجاری
- خودکارسازی فرآیندهای تأمین مالی برای کاهش خطاها
استفاده از تکنولوژی‌های امنیت سایبری
هر اندازه که استفاده از تکنولوژی امروزه در DNA سازمان‌ها نفوذ کرده است و سبب می‌شود که با استفاده از نرم‌افزارها، کسب‌وکار شما رشد خوبی را تجربه کند. به همان اندازه نیز استفاده از تکنولوژی‌های آنلاین می‌تواند خطرناک باشد. اما شما نمی‌توانید به دلایل خطر آن، استفاده از تکنولوژی را متوقف کنید. مهم‌ترین کاری که در این زمینه باید انجام دهید، استفاده از تیم متخصص و فناوری‌هایی محافظت و امنیت اطلاعات است. شما باید بتوانید هر تهاجم خارجی به شبکه اطلاعاتی خود را دفع کنید و بتوانید از دیتاهای خود محافظت کنید. بنابراین بهره گرفتن از امنیت سایبری می‌تواند یکی از مهم‌ترین روش‌هایی باشد که تضمین می‌کند استفاده تکنولوژی در سازمان شما همیشه امن و مطمئن خواهد بود.
تجربه کاربری شما از تکنولوژی چیست؟
اگر شما مدیر یک کسب‌وکار هستید یا در بخشی از یک سازمان وظیفه‌ای بر عهده دارید. لطفاً تجربیات خود در زمینه استفاده از تکنولوژی‌ها را با ما به اشتراک بگذارید. به ما و خوانندگان این مقاله بگویید که تا چه میزان استفاده از تکنولوژی به رشد و توسعه کاری که انجام می‌دهید کمک کرده است. چه چالش‌هایی را برای شما رفع نموده یا چه چالش‌هایی به وجود آورده است.